Como organizar um escritório

Você ao chegar em casa depois do trabalho, toma aquele banho, relaxa um pouco em sua melhor cadeira de camurça, e decide ir ao seu escritório. Mas o que você não lembra nesse momento, é a bagunça em que ele se encontra. Você entra no escritório, para, olha o estado, e sai correndo porta afora, gritando e arrancando os cabelos. Claro que é um pouco exagerado, mas um escritório bagunçado, é um escritório bagunçado. Contudo, o tempo precioso que você perde, que poderia ser gasto jogando video game…

Revirar papéis, procurar pastas, não usar arquivos suga grande parte do tempo que você tem, apenas para sentar em sua mesa no escritório e ler um livro. Por isso, neste artigo, irei expor sete dicas parar você conseguir controlar o seu escritório bagunçado, e evitar ficar careca. Saiba como organizar um escritório adequadamente. Veja:

1) Use arquivadores com pastas penduradas.
É básico, mas vale lembrar: guardar papéis em pastar não é suficiente. Deve-se conseguir colocar e tirar pastas do arquivador com facilidade. E para isso, as pastas penduradas são as soluções. Caso você consiga etiquetar, além de saber o que vai ter lá dentro, terá uma “alça” para abri-la.
2) Tenha um arquivo para os arquivos.
Faça um índice de arquivos e liste os nomes de todos eles do seu escritório. Com um índica, você poderá ver se há nomes repetidos e decorrentes conflitos. Por exemplo, você não quer triplicar o seu trabalho criando um arquivo com o nome de “suco” e outro de ” suco natural”. Todos os arquivos em apenas um lugar, há redução ao mínimo necessário. Troque os nomes que você não lembra de imediato ou os repetidos.

3) Faça uma lista de “pendentes”, e faça!
Os profissionais que lidam com impostos por exemplo, é de praxe ver a quantidade de pilhas de papel sobre a mesa, chão, estante e por ai vai. Para resolver esse problema, o certo é fazer uma coisa de cada vez, que é o que todo mundo consegue, com isso, se for pegar uma pasta, guarde a outra que está aberta de volta ao armário.
Separe um local para as “prioridades” e coloque o que deve ser feito prioritariamente lá. O correto é arquivá-los imediatamente. Com isso, essa pilha de “prioridades” deve ser feita em primeiro lugar, e só após terminar essa pilha, abrir novas pastas.

4) Use a lixeira.
Nas empresas, há obsessão por guardar cópias de documentos de clientes. As empresas de impostos aconselham guardar os documentos relativos à impostos e receitas por seis anos, guardarem os documentos relativos a investimentos por quatro anos, os de venda de bens e cópia de restituições de impostos para sempre. Não significa, claro, que tem que ser para sempre. Jogue fora um arquivo se não tiver necessidade imediata para usar, se não for difícil de conseguir cópia depois, não tiver implicações tributárias ou legais.

5) Livre-se das pastas “diversos” e “outros”.
Esses arquivos se tornam lixeira de papéis que você não precisa ou que não os olha a anos.

6) Organize suas informações de contato.
Os cartões de visitas são grande fonte de bagunça. Para evitar isso, deve-se guardar as informações em um único arquivo de cartões. A solução eletrônica é inserir informações em um aparelho ou programa de gerenciamento de contatos, como por exemplo o Outlook que tem vários recursos de contatos. Escanear cartões ajudam bastante. O que não se pode fazer é empilhar os cartões recebidos.

7) Use o computador
Nos dias de hoje, os papéis podem ser integralmente escaneados, salvos no pc ou transmitidos eletronicamente para empresas e pessoas. Manter arquivos eletrônicos, é maravilhoso para acabar com as pilhas de papéis. O windows 7 oferece vários recursos para proporcionar essa organização para a empresa e para você, além de ser mais produtivo.

Com essas dicas, como organizar um escritório se torna totalmente prático e possível. Com isso, tire um dia e faça a limpeza necessária.

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